Obsługa płacowa jest istotną częścią działalności każdej firmy. Nie można jej traktować wyłącznie w kryteriach kosztów wewnętrznych. Płace to sposób, w jaki zarząd firmy nagradza i zatrzymuje w swoich szeregach pracowników, rekompensując im czas i energię jaką zostawili w pracy. W wypadku źle prowadzonej polityki płacowej, czy błędów w obliczeniach wynagrodzeń, pracodawca musi się liczyć z niezadowoleniem i brakiem motywacji wśród pracowników, a co za tym idzie z pogorszeniem się jakości świadczonych usług. Chociaż niektóre małe firmy decydują się na wewnętrzną obsługę płac, coraz częściej spotykanym zjawiskiem jest zlecanie naliczania wynagrodzeń podmiotom zewnętrznym.
Outsourcing płac to oszczędność czasu i pieniędzy.
Obsługa płacowa jest procesem niezwykle wymagającym. Jednym z głównych wyzwań dla wewnętrznych procesorów płacowych jest po prostu ilość czasu potrzebnego do ukończenia. To zapotrzebowanie na czas rośnie wraz ze wzrostem ilości zatrudnionych pracowników. Każdy okres rozliczeniowy staje się wtedy wyzwaniem. Zlecając procesy płacowe firmie zewnętrznej, zyskujemy czas, który możemy poświęcić na udoskonalanie strategii sprzedaży i marketingu oraz poprawę wydajności przepływu pracy.
Rezygnując z wewnętrznego działu na rzecz obsługi firmy zewnętrznej, przedsiębiorą pozbywa się kosztów związanych z jego utrzymaniem i rozwojem. Nie interesują go wydatki związane z pensjami pracowników działu outsourcingu płac, ich urlopy, zwolnienia chorobowe, podatki i koszty szkoleń. Nie musi on poświęcać dodatkowego miejsca w biurze na własny dział oraz ponosić wydatków związanych z jego wyposażeniem. Zamiast tego podnosi on znacznie niższe miesięczne koszty obsługi firmy outsourcingowej.
Lepsze bezpieczeństwo danych i mniejsze ryzyko pomyłek.
Podejmując współpraca z firmą outsourcingową, przedsiębiorca często ma szansę dostępu do wykwalifikowanych specjalistów oraz nowoczesnych technologii na jakie nie mógł sobie pozwolić, prowadząc własny dział płac. Wykorzystywane przez firmę zewnętrzną najnowsze technologie oraz sprawdzona metodologia postępowania korzystnie wpływają nie tylko na działanie przejętego przez nią działu, ale usprawni funkcjonowanie całej firmy. Outsourcing płac gwarantuje bezpieczeństwo listy płac. Dane firmy z reguły przechowywane na wysoce bezpiecznych serwerach, które używają najnowocześniejszej technologii szyfrowania, wraz z kopiami zapasowymi danych.
Korzystanie z usług firmy outsourcingowej zmniejsza również ryzyko nieprawidłowości w prowadzeniu działu płac. Zatrudnieni w firmie zewnętrznej pracownicy trzymają rękę na pulsie, śledząc wszystkie zmiany w prawie, pilnując tym samym, żeby wszystkie procesy płacowe przebiegały zgodnie z prawem. Choć przedsiębiorca zlecając procesy płacowe firmie zewnętrznej nadal ponosi odpowiedzialność prawną za wszelkie przypadki błędnie prowadzonych procesów płacowych, to za ewentualne pomyłki odpowiadają finansowo, wedle ustaleń zawartych w umowach.
Inspiracja: MDDP – Outsorcing.pl